Die Verwaltungs- und oder Fundraisingkosten von Hilfswerken – eine Frage, die immer wieder gern von den Medien vor die Löwen der Öffentlichkeit geworfen wird. Und die weder von NPO noch von der ZEWO schlüssig beantwortet werden kann. Am diesjährigen Schweizer Fundraising Tag schien man sich einig, dass Verwaltungskosten (so sie überhaupt abschliessend definierbar sind) kein alleiniges oder untrügliches Indiz für die Effektivität einer NPO sein können. Aber diese Botschaft wird leider immer noch nicht offensiv an die Gesellschaft und die Spender kommuniziert.

Das Thema ist trotz der sehr fundraisingfreundlichen Kultur auch in den USA nicht unbekannt:

Die Kolumnistin Sandy Stonesifer schreibt auf slate.com und beantwortet Leserfragen zum Thema Philanthropy.  Ein Leser fragte:

«Liebe Sandy

Ich habe gehört, dass man beim Spenden auf die Finanzen einer Organisation achten sollte, um zu sehen, wie viel von der Spende wirklich auf das Problem verwendet wird und nicht auf Verwaltungskosten. Meine Frau sagt, dass wenn weniger als 50% der Spende aufs Problem verwendet wird, dann sollte ich nicht spenden. Stimmt das so? Wie kann ich diese Information herausfinden? Kann ich damit wirklich besser spenden?

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Lieber Karl

Mit dieser Frage kämpft der NPO-Bereich seit Jahren: Was sind Verwaltungskosten? Wie viel ist zu viel? Können und sollten wir Spendern beibringen, diese Kosten nicht so eng zu sehen?

Verwaltungskosten sind alle Gelder, die für die allgemeine Verwaltung der Organisation gebraucht werden. Miete, Strom, Rechtsberatung, Versicherungen, Büromanagement, Personal, die Kosten von Besprechungen des Vorstands oder Stiftungsrats etc. Also alles, was nicht direkt mit der Mission und ihren Projekten zu tun hat. Fundraisingkosten sind eigentlich separat davon, werden aber in Diskussionen oft zu den Verwaltungskosten gerechnet.

In den USA können Sie die Verwaltungskosten aus den öffentlichen Steuerformularen ersehen, die jede gemeinnützige NPO ausfüllen und bei der Steuerbehörde hinterlegen muss.

50% Verwaltungskosten scheint auf den ersten Blick extrem hoch. Laut US Charity Navigator liegt der nationale Durchschnitt bei 10% und 76% der dort gelisteten NPO verwenden weniger als 30% ihrer Gesamtbudgets für Verwaltungskosten. Es ist jedoch möglich, dass es NPO gibt, die mit 50% hervorragende Arbeit leisten. Es ist zum Beispiel schwieriger, Gelder für kontroverse Themen einzuwerben als für Katastrophen-Hilfe. Und die zusätzlichen Personalstunden und Mailingkosten dafür treiben die Verwaltungskostenrate unter Umständen in die Höhe. Paul Brest von der Hewlett Foundation sagt: «Das Ideal jeder Organisation und ihrer Unterstützer ist es nicht, die Kosten zu minimieren, sondern sie zu optimieren.» Prüfen Sie also alle Informationen daraufhin, ob das meiste Geld in die Projekte geht (bei weniger als 70% sollten Sie genau hinschauen), aber setzen Sie sich keinen Schwellenwert in Ihrer Beurteilung einer Organisation.

Seien Sie sich auch im Klaren, dass auch wenn die Verwaltungskosten enorm niedrig scheinen, das durchaus aus den falschen Gründen so sein kann. Eine Studie aus dem Jahr 2004 zeigte, dass mehr als ein Drittel der NPO auf ihren Steuerformularen keine Fundraisingkosten  und eine von acht Organisationen keine Management-und Allgemeinkosten angaben. Bei einer genaueren Untersuchung stellte sich heraus, dass 75-85% der Organisationen die Zahlen falsch berechneten.

Viele Leute würden Ihnen empfehlen, sich sowieso nicht mit solchen Recherchen aufzuhalten. Ein Blick in die Finanzen einer Organisation ist sicher gut und hilfreich, aber er zeigt Ihnen nicht das ganze Bild. Sie würden ja auch keine Investition auf der Basis der Verwaltungskosten eines Konzerns tätigen, oder? Also warum sollte solche Information für eine NPO gelten? Diese Informationen sagen nichts darüber aus, ob eine Organisation ihre Arbeitsziele erreicht. Oder ob diese Ziele überhaupt unterstützungswürdig sind. Und sie sagen auch nichts darüber aus, wie effektiv Organisation A im Vergleich zu Organisation B arbeitet. Also nutzen Sie die finanzielle Information, so wie sie Sinn macht. Als Indikator für eine gesunde finanzielle Basis und für die Ausgaben der Organisation. Aber nicht als alleiniges Kriterium fürs Spenden.»

Auch wir empfehlen Organisationen, ihre Verwaltungs- und Fundraisingkosten immer in Verbindung zu den damit erzielten Ergebnissen zu kommunizieren. Und zumindest die eigenen Spender proaktiv zu informieren, wie sich die Verwaltungskosten zusammensetzen und warum das so sein muss, wenn die gemeinsamen Ziele von Organisation und Spender erreicht werden sollen. Wenn unsere Gesellschaft fundraisingfreundlicher werden soll, dann müssen wir das Bettelimage loswerden und Effizienz beweisen. NPO sind keine an Strassenecken ausgesetzten jämmerlichen Gestalten, die bittend die Hand ausstrecken und abends wieder eingesammelt werden, damit ein Hintermann davon reich werden kann. NPO sind wichtige Elemente unserer globalen Gesellschaft und ohne sie kommt diese Gesellschaft nicht weiter.