Tipps zum Stiftungs-Fundraising.
Wenn man sich im deutschsprachigen Internet zum Thema Stiftungen umschaut, liest man viel darüber, dass es immer mehr Stiftungen gibt, dass überall Bürgerstiftungen aus dem Boden schiessen, dass Stiftungen insgesamt viel Geld verteilen.
Für NPO sind alle Stiftungen wichtig. Mit operativen Stiftungen lassen sich evtl. Kooperationen eingehen, aber vor allem Förderstiftungen sind eine potentielle Geldquelle und damit von Interesse. Doch es ist recht schwer, online Informationen dazu zu finden, worauf Stiftungen Wert legen, wie sie denken, wie sie angesprochen werden wollen und worauf beim Antragsprozess zu achten ist.
Wir haben deshalb Informationen aus verschiedenen US-amerikanischen Quellen zusammengetragen, deren Inhalt sich sicher auch auf deutschsprachige Stiftungen übertragen lässt und die sich mit unseren eigenen Erfahrungen auf diesem Gebiet decken.
Die Antragstellung bei Stiftungen ist den meisten NPO-Verantwortlichen ein Greuel. Stiftungs-Fundraising ist ein scheinbar endloser Kreislauf aus Planung, Recherche, Schreiben und Rechenschaftsberichten. Man denkt an stundenlanges Recherchieren, an schwieriges Formulieren, an das Zusammenstellen zahlloser Daten, Informationen und Kostenaufstellungen. Stiftungs-Fundraising ist auch tatsächlich nicht einfach und jede Stiftung anders, aber es gibt ein paar grundlegende Aspekte, die jeder Form der Antragstellung und Zusammenarbeit mit Stiftungen gut tun. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen die gesammelten Tipps verschiedener US-amerikanischer Experten:
Grundlegendes
Worum geht es überhaupt? Beginnen Sie Ihren Antrags-Prozess, indem Sie sich das Ziel des Antrags vor Augen führen: Sie wollen eine Stiftung überzeugen, dass Ihr Projekt ein besonderes Bedürfnis oder Thema angeht, das der Stiftung wichtig ist. Und Sie wollen die Stiftung überzeugen, dass Ihre Organisation die Kompetenz und Kapazität besitzt, die vorgeschlagenen Leistungen zu erbringen. Ganz konkret wollen Sie der Stiftung sagen, wie Sie ihr Geld ausgeben wollen.
Die Wünsche der Stiftungen
Während jede Stiftung ihre eigenen Ansprüche an die Formalien des Antrags-Prozesses hat, suchen doch alle nach effektiven Projekten, hinter denen kompetente Organisationen stehen.
Stiftungsverantwortliche wünschen sich deshalb:
- dass Antragsteller sich klar darüber sind, was sie wollen, wofür und wie lange und
- dass Antragsteller überzeugende Bedürfnis-Beschreibungen liefern, gefolgt von klaren Lösungsvorschlägen mit messbaren Ergebnissen.
Das Gegenüber
Versetzen Sie sich in Rolle des «Stiftungsmenschen». Er oder sie muss vielversprechende Projekte finden, die den Zielen und Prioritäten der Stiftung entsprechen und er/sie muss seine Projekt-Vorschläge gegenüber Kollegen und Stiftungsvorständen rechtfertigen. Wie können Sie diese Arbeit leichter machen?
Denken Sie ausserdem daran, dass Stiftungsmitarbeiter mit Anträgen überschüttet werden. Um Ihren Antrag aus der Masse herausragen zu lassen, sollten Sie nicht auf auffällige Grafiken oder Farben setzen, die den Eindruck von «viel Stil, wenig Substanz» erwecken. Konzentrieren Sie sich stattdessen ganz klar und präzise auf drei Fragen: Was werden Sie tun? Wer profitiert davon? Warum ist das wichtig?
Recherche
Ein Hauptgrund, Anträge abzulehnen, ist, dass sie nicht zur Stiftung passen. Kein Problem, denn das können Sie kontrollieren. Machen Sie Ihre Hausaufgaben und stellen Sie wirklich nur dann einen Antrag, wenn Ihr Projekt auch wirklich zu den Prioritäten einer Stiftung passt. Das ist nicht immer ganz klar erkennbar, deshalb sollten Sie die Stiftung möglichst vorher kontaktieren, um das herauszufinden. Solch ein Telefonat ist meistens die Zeit sehr wert, denn Sie bekommen die Gelegenheit, Ihr Projekt schon einmal kurz und präzise vorzustellen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen – anstatt einfach einen „kalten“ Antrag zu schicken. Natürlich sollten Sie nur anrufen, nachdem Sie gründlich recherchiert haben und auch nur dann, wenn die Stiftung auch Anrufe entgegen nimmt.
Es hört sich selbstverständlich an, aber achten Sie bei der Recherche auch darauf, dass die Stiftung zu den Zielen, zur Mission und zur Strategie Ihrer Organisation passt!
Richtlinien der Antragstellung
Die Richtlinien zur Antragstellung sollten Ihre Strassenkarte für die Erarbeitung des Antrags sein – sowohl, was den Inhalt als auch das Format betrifft. Lesen Sie sie gründlich durch, bevor Sie sich an die Arbeit machen.
Selbstdarstellung
Die Beschreibung Ihrer Organisation sollte ein Gefühl von Stabilität (oder ggf. auch Innovation!) vermitteln, von Führerschaft, Kompetenz und Begeisterung. Erklären Sie, warum Ihre Organisation gut aufgestellt ist, um das vorgeschlagene Projekt durchzuführen. Warum Ihre Organisation die beste für diese Art von Projekt ist. Legen Sie dar, wie Ihre Organisation im Vergleich mit anderen Organisation im selben Feld dasteht. Lassen Sie Ihren Leser wissen, mit welchen Organisationen und Partnern Sie zusammenarbeiten und dass Sie ein guter Kooperationspartner sind.
Bedürfnis-Beschreibung
Um das Bedürfnis oder Problem, das Sie lösen wollen, überzeugend darzustellen, müssen Ihre Daten so relevant und spezifisch sein wie möglich. Eine Stiftung will sehen, wie und wo ihre Förderung wirken wird. Welches Statement wäre zum Beispiel für ein neues Begrünungs-Projekt in der Stadt überzeugender:
« Legislatoren und Bürger auf der ganzen Welt diskutieren heute über den besten Ansatz im Kampf gegen den Treibhauseffekt und im Umweltschutz.»
«In unserer Stadt muss ein Kind mehrere Kilometer fahren, bevor er oder sie einen Garten, einen Park oder überhaupt etwas Grünes sehen kann.»
Formulieren Sie unmittelbar und ziehen Sie den Leser in Ihre Welt hinein. Wenn Sie mit Generalisierungen über das Problem beginnen, verschwenden Sie Ihre Möglichkeiten. Der Empfänger wird sich vielleicht nicht bemühen, weiter zu lesen, wenn er oder sie nicht gleich begreift, welches Problem Sie überhaupt angehen wollen. Denken Sie daran: Er muss sich auch nicht bemühen, denn auf seinem Schreibtisch liegen noch zehn andere Projektvorschläge!
Führen Sie den Leser durch eine logische Abfolge, erzählen Sie ihm eine Geschichte vom Problem und von der Lösung, die Sie erreichen wollen.
Projektbeschreibung
Die Beschreibung des Projekts sollte aus der Beschreibung des Problems hervorgehen. Stellen Sie sicher, dass das vorgeschlagene Projekt auch wirklich das von Ihnen beschriebene Problem angeht und führen Sie Ziele und messbare Ergebnisse auf. Denken Sie an den Unterschied zwischen geleisteter Arbeit und ihrer Wirkung. Drei Workshops für neunzig Teilnehmer zu organisieren, ist Arbeit. Dadurch gewonnenes Wissen und Erfahrung ist Wirkung.
Projekte mit klaren und realistischen Zielen, Zeit- und Massnahmeplänen sind gute Förderprojekte. Versprechen Sie nichts, was Sie nicht liefern können und bleiben Sie auch in Ihren Zeitplänen realistisch.
Budget
Viele Antragsteller machen den Fehler, sich ganz auf ihre Prosa zu konzentrieren und das Budget bis zuletzt aufzusparen. Dabei ist das detaillierte Budget einer der ersten Teile Ihres Antrags, der von der Stiftung geprüft werden wird. Geben Sie alle geplanten Einnahmen und Ausgaben vollständig an – sowohl im Budget als auch in späteren Berichten. Ein Budget ist ein Plan für zukünftige Einnahmen und Ausgaben, ein Rechenschaftsbericht zeigt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben.
Im Begleittext zum Budget können Sie die Details erklären: «Der Posten Personal mit $100’000 beinhaltet zwei Vollzeitstellen inklusive Nebenkosten zu je $60′000 und $40000».
Die wenigsten Stiftungen fördern Projekte zu 100% und die Meisten wollen daher wissen, wie Sie Ihr Projekt insgesamt finanzieren werden. Ein Finanzierungsplan erklärt, wie Sie den Rest der nötigen Gelder beschaffen werden. Zeigen Sie jede anvisierte Geldquelle auf (Privatpersonen, Events, weitere Stiftungen, etc.) und stellen Sie detailliert dar, wo Sie Anträge für welche Summen stellen werden oder schon gestellt haben.
Übrigens: Beantragen Sie keine Summen, die für die jeweilige Stiftung unrealistisch hoch sind (Recherche!). Stellen Sie trotzdem sicher, dass Kostenprojektionen Ihres Budgets realistisch sind.
Evaluation
Im Evaluationsteil stellen Sie dar, wie Sie wissen werden, ob das Projekt erfolgreich ist. Sagen Sie was Sie messen werden und wie Sie es messen werden. Prozess-Evalution misst, wie gut Sie Ihren Massnahmenplan («Drei Workshops für neunzig Teilnehmer») durchgeführt haben. Wirkungs-Evaluation misst, ob Ihre Aktivitäten eine Wirkung gezeigt haben («Nach sechs Monaten praktizieren nach eigenen Angaben immer noch 90% der Teilnehmer Safe Sex.»).
Evaluationsmassnahmen sollten systematisch definiert sein und nicht vereinzelt stattfinden. Sie sollten im normalen Projektablauf verankert sein.
Die Autorin Jane Geever interviewte für die letzte Ausgabe des Foundation Center’s Guide to Proposal Writing vierzig Stiftungen. In diesen Interviews taucht das Thema Evaluation immer wieder auf. Laut den Stiftungen muss jeder Förder-Antrag einen Evaluationsteil enthalten, der seinerseits einen soliden Evaluationsplan aufzeigt sowohl für objektive/quantitative als auch subjektive/qualitative Messdaten und Erfolgsindikatoren. Stiftungen sehen einen guten Evaluationsplan als Beweis einer professionellen Organisation und Projektführung. Einer der Stiftungsverantwortlichen meinte dazu: «Ein guter Evaluationsteil bringt den Antragsteller schon einmal in eine gute Position für die nächste Zuschussrunde.»
Nachhaltigkeit
Stifter wollen, dass von ihnen geförderte langfristige Projekte auch nach Ablauf der Förderung weiter existieren. Sie wollen detailliert wissen, wie Sie vorhaben, das Projekt nach Ablauf der Förderung weiterzuführen. Sie wollen wissen, wer das Projekt weiter unterstützen wird, welche andren Stiftungen oder Geldgeber Sie ansprechen werden oder angesprochen haben und wie Sie langfristig Förderung für das Projekt bekommen oder das Projekt durch Einnahmen sichern werden.
Obwohl viele Stiftungen nach neuen, innovativen Projektideen suchen, zeigen sie sich oft auch zögerlich, mit einer unbekannten Organisation oder einer neuartigen Projektidee ein Risiko einzugehen. Mit dem Nachhaltigkeitsteil Ihres Antrags können Sie zeigen, dass Sie ein finanziell tragfähiges Projekt und eine kompetente Organisation vertreten.
Prosa und Stil
Ein Stiftungsantrag soll klar geschrieben sein und keinen unnötigen Fachjargon enthalten. Definieren Sie all unbedingt nötigen Fachausdrücke. Denken Sie daran, dass Ihr Leser sich nicht unbedingt in Ihrem Tätigkeitsgebiet auskennt und vielleicht zum ersten Mal darüber liest.
Seien Sie knapp und bündig und versuchen Sie, sich nicht ständig zu wiederholen. Fügen Sie längere Texte wie zum Beispiel detaillierte Beschreibungen Ihrer Organisationsaktivitäten als Anhänge bei und setzen Sie sie nicht im Haupttext des Antrags ein.
Suchen Sie die Verbindung mit dem Leser und gehen Sie in Sprache und Ausdruck auf ihn oder sie ein. Sprechen Sie zum Beispiel gegenüber einer wirtschaftlich orientierten Stiftung von einer «Investition in die Gesellschaft» und gegenüber einer Stiftung, die den sozialen Wandel sucht, von «Empowerment für Randgruppen der Gesellschaft».
Seien Sie kreativ und erzählen Sie eine Geschichte, lassen Sie Ihren Text fliessen und sich selbst von den Visionären Ihrer Organisation inspirieren. Denken Sie daran: hier geht es nicht um öffentliche Fördergelder.
Nutzen Sie Statistiken und Überspitzungen, wo angebracht, aber übertreiben Sie es nicht. Daten und Statistiken sind nützlich, wenn es darum geht, Ihre Bedürfnisse zu beschreiben. Zuspitzungen, die Ihre Organisation als «grösste», «erste» oder «kompetenteste» darstellen, ebenso. Setzen Sie beides strategisch ein, aber überschütten Sie den Leser nicht damit.
Denken Sie immer dran: Jemand muss all das lesen. Benutzen Sie gut lesbare Schriftgrössen, lassen Sie Platz am Seitenrand und nummerieren Sie die Seiten. Überrüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung und auch noch einmal den Namen der Stiftung und des Adressaten, an die Sie sich richten.
Bitten Sie jemanden von ausserhalb Ihrer Organisation, Ihren Antrag gegenzulesen: Ist Ihr Antrag verständlich, jargon- und fehlerfrei?
Setzen Sie Ihren Antrag in Kontext mit den Prioritäten, in der Einführung, im Fazit und im Begleitbrief.
Gesamtpaket
Stellen Sie Ihre Anhänge in einer logischen Folge zusammen oder in der Folge, die in den Stiftungsrichtlinien gefordert wird. Schauen Sie, dass das ganze Package zwar professionell aussieht, aber nicht zu gestylt oder teuer.
Lesen Sie nochmals alle Richtlinien durch, um sicher zu gehen, dass Sie alle nötigen Informationen beigefügt und alle Anforderungen erfüllt haben.
Probleme / Bürokratie
Natürlich gibt es im Stiftungs-Fundraising auch Probleme, die nicht verschleiert werden sollten. Die Studie «Drowning in Paperwork» zeigt auf, dass es bei den Stiftungen sehr oft sehr bürokratische Arbeitsweisen gibt, die den NPO – aber auch den Stiftungen selbst – oft das Leben schwer machen:
- Es gibt keine Einheitlichkeit und NPO treffen im Stiftungs-Fundraising auf eine enorme Vielzahl an unterschiedlichen Prozess- und Informationsanforderungen
- Die meisten Stiftungen nehmen bei ihren Anforderungen keinerlei Rücksicht darauf, ob es um grosse oder kleine Antragssummen geht oder ob schon eine Förderbeziehung zum Antragsteller besteht.
- Bei zu kleinen Fördersummen lohnt sich der Aufwand der Antragstellung oft überhaupt nicht.
- Stiftungen outsourcen die administrative und evaluative Arbeit an die Antragsteller, ohne sie für diesen Aufwand zu entschädigen.
- Viele NPO interpretieren die Anforderungen der Antragstellung und Berichterstattung als Zeichen von Misstrauen.
- Wenige Stiftungen nutzen die erbrachten Berichte strategisch und manche werden nicht einmal gelesen, sondern gehen ungelesen ins Archiv.
- Die Anforderungen der Antragstellung können NPO dazu bringen, sich neu zu erfinden und Strategien zu entwickeln, die den Intentionen der Stiftungen zuwiderlaufen.
- Durch die internen Anforderungen seitens der Buchhaltung und Verwaltung, wollen Stiftungen komplett auf Nummer sicher gehen und verursachen damit unnötige und duplizierte Dokumentationsaufwände.
- 13% aller Stiftungsgelder werden für die Antragsverwaltung verwendet.
Häufigste Ablehnungsgründe
- Es besteht kein Zusammenhang zwischen Projekt/Organisation und unseren Stiftungszielen.
- Die Organisation ist nicht im geografischen Fördergebiet.
- Der Antrag folgt nicht unseren Anforderungen.
- Der Antrag ist schlecht geschrieben und schwer verständlich.
- Die beantragte Summe übersteigt unseren Förderungsrahmen.
- Wir kennen diese Organisation und ihre Vertreter nicht. Sind sie glaubwürdig? (Türöffner einsetzen!)
- Der Antrag scheint nicht dringend. Ich bin nicht sicher, ob ein Zuschuss überhaupt eine Wirkung haben würde. (Gut texten: Dringlichkeit darstellen ohne in SOS-Hilferufe zu verfallen)
- Die Ziele und der Aktionsplan des Projekts sind unrealistisch, gemessen am Budget und am Zeitplan.
- Wir haben für diese Förderperiode schon alle Gelder bewilligt.
- Es gibt nicht genug Nachweise, dass das Projekt sich nach dem Förderzeitraum selbst tragen wird.
Und: Transparenz
Ob bei der Antragstellung oder im Förderzeitraum: Alles, was bei der Stiftung eine Warnlampe aufleuchten lässt, muss erklärt werden. Wenn Ihre Organisation Probleme hat, wenn etwas Unerwartetes passiert – sprechen Sie proaktiv darüber und sagen Sie auch, wie Sie damit umgehen werden. Kontrollieren Sie die Information und lassen Sie nicht zu, dass Ihr Förderer etwas über Sie aus der Öffentlichkeit oder aus der Zeitung hört, das Sie ihm nicht schon selbst gesagt haben.
Unser Kommentar:
Stiftungs-Fundraising ist für viele NPO ein guter Weg, um einzelne Projekte zu finanzieren oder auch für neue NPO als Anschubfinanzierung. Wichtig zu beachten ist, dass Stiftungsgelder weder eine besonders leicht erschliessbare noch eine besonders sichere Einnahmenquelle darstellen. Ansonsten gilt, abgesehen von der notwendigen Abwicklungsbürokratie, die gleiche Regel wie überall im Fundraising: Es sind immer Menschen, die Ihnen Geld geben. Denken Sie daran.
Quellen:
Caroline Herbert, Foundation Center «Guide to Proposal Writing»
NonProfitTimes, November 2007
«Drowning in Paperwork, Distracted from Purpose», ein Bericht von Project Streamline, einer Initiative des Grants Managers Network
Judith Margolin, Foundation Center
NonProfitTimes Instant Fundraising Newsletter, August 2008
«Ten Most Commen Reasons Grants are Declined» California Grants Guide, 2000
und
„20 Grantwriting Tips“, Cindy Rizzo, Arcus Foundation
von Michigan State University Libraries, Nonprofit Fundraising Web Resources
http://www.lib.msu.edu/harris23/grants/4fcelec.htm
Literatur zum Thema Stiftungs-Fundraising:
Dr. Elisa Bortoluzzi-Dubach ist eine Schweizer Expertin zum Thema Stiftungen. Ihr Buch «Stiftungen – ein Leitfaden für Gesuchsteller» enthält zahlreiche Checklisten und Fallbeispiele. Herausgegeben vom Verlag Huber Frauenfeld, kostet 58 Franken bzw. 38.90 Euro.
01.11.08